职场中低效工作的危害不言而喻,所以这次来集中讲一下这方面的心得。

我按照从个体到整体,从执行到管理的顺序,一个个来聊。无论你是初出茅庐的社会新人,还是久经沙场的职场老将,都值得看看。

1

找到低效问题的共性

说起来低效工作的例子在职场中比比皆是,但如果我们仔细梳理一番,就会发现许多现象都存在共性问题。

找到这些共性问题,然后分别去制定对应的方法,这本身就是一种高效。

我把这些共性问题分为三大类:

a)硬技能不娴熟

b)团队沟通不顺畅

c)缺乏指挥和调度

2

善于模仿,超越模仿

模仿的意义,是用已被验证过的高效方法,逼自己改变过去低效不正确的思维。而且很多时候,这种改变是“强扭的瓜”,硬生生掰过来。

虽然一开始会有点痛苦,但随着时间的推移,你会发现一切都值得。这是提高工作效率的一条捷径。

举个例子。我在刚工作的时候,逻辑思维奇差。后来我找到一条模仿方法,就是学习咨询公司写PPT方案的套路。

麦肯锡的PPT模板之所以被称为“逻辑PPT圣经”,是因为里面有专业全面的结构思维模板,适用于职场上所有需要写方案的场合。

如果你脑子里思维混乱,半天信息点都没梳理清楚,此时套用这样一套模型,瞬间就能让你找到方向。

当时我就照着这里面的每一页模板,把工作中遇到的实际问题全部往里面套。遇到不能完全适用的情况,我就稍作改良。

比如下面这两张图,上面一张是麦肯锡的PPT模板,下面一张是我仿照这个结构做的一页PPT。

(我模仿做的一页PPT)

在上图这个小房子一样的结构里,四个“支柱”就代表公司主要的四大业务板块。另外,最下方的箭头表示随着时间的推移,公司业务发展的先后顺序。

一页PPT,就把这个公司的业务概况讲得清清楚楚。而不用像以前我找了一大堆资料,写了好多页文字都没能讲明白。

这就是模仿的作用。

更重要的是,我没有完全照搬这个模型,而是在最下方用一个红色箭头来代替模板中的“title”板块。因为我还要排列公司业务的发展时间,显然之前的模板里没有这个功能,所以我根据实际情况进行了适当改良。

你看,除了模仿,我还得自己往里面添砖加瓦。这其实就是学习。

模仿固然重要,但不能一味去模仿。我们要在模仿的过程中体会作者背后的本源思路,然后自己学会独立思考,最后做到具体情况具体分析。

这才是模仿的本质意义。我们要善于模仿,更要超越模仿。

3

建立价值认同,从上到下改进

独立工作的时候,可以通过模仿来提高自己的效率。但如果是团队工作,就要换方法了。

如果你是一个管理者,就知道团队协作讲究的是合力。这时建立价值认同就非常重要。要先在思想上统一方向,才能在行动上劲儿往一处使。

而建立价值认同,就是要让团队成员都明白,过去的工作方法是错误的,低效的。如果大家没有意识到这个问题,讲再多提高都是白搭。

这就是从上往下改进,也是解决低效问题的最根本办法。

比如很多公司都喜欢加班文化,认为员工工作时间越长,越能体现他们的价值。但我不认同这一点,相反我觉得工作价值不应该用时间来衡量,而是用结果。

所以我经常和团队成员说,我不鼓励加班,我鼓励你们早点把事情做好然后回家享受生活。

但“早点把事情做好”,这里面就大有文章了。

首先是“把事情做好”。什么叫“做好”呢?

如果要写一份方案,你写好20页给我,这个不叫“做好”,这叫“做完”。因为我后面还要检查和修改,可能还要你删除一些废话,添加更重要的信息;也有可能你20页都没写到点子上,我宁可你写5页全在点上的东西给我。

“做好”的意思,是我把这份方案交出去的时候客户会买单,而不是看在你写了几个晚上的份上说辛苦了。对不起,这远远不够。

其次是“早点”,这就是要你缩短把事情做好的时间。

当你做好一件工作需要一天时间,那么下次就试试半天行不行,再下次试试3个小时。但是记住,时间可以缩短,工作质量不能妥协。

效率,就是对的事情重复做,重复的事情快速做。

把这个弄清楚了,再回过头来看加班,就发现问题了。加班不是目的,而是方法。如果这个方法能够提升工作产出的质量,那么适当加班无可厚非。反之,就应该摒弃。

专业技巧娴熟的人,早点把事情做好早下班当然可以。做事不熟练的人,加班学习和巩固自己的工作技能,那也是应该的。

作为管理者,需要一开始就建立共识,制定标准,让大家明白什么样的工作产出才是有价值的。围绕这个核心目的,再去改进工作方法和流程,这才是正确的做法。

如果加班反而拖累了效率,那么就把目光聚焦在正常工作时间里,去思考为什么不能按时完成工作。

与其这样,不如围绕“效率”去建立一种文化。比如去除臃肿的汇报结构,摒弃形式主义的官僚作风,一切以价值产出为核心。同时让效率高、能力强的人担当大任。这样的人多了,团队的效率自然就上去了。

这是最难的,却是最有效的。

以上就是今天的内容。最后总结一下,如何提升工作效率,一共三个方法:

1.找到低效问题的共性;

2.善于模仿,超越模仿;

3.建立价值认同,从上到下改进;

希望今天的内容对大家有所启示。