无效的催收有时不仅会催不回款项,还会导致超过诉讼时效、丧失胜诉权的严重后果,催收的办法很多,此处只讲如何发送有效的催款函。

一、做好铺垫

(1)明确约定联系信息:

签订合同之初,核实对方的身份、地址信息,合同中,有明确的联系方式条款,双方列明联系人、联系地址、电话、电子邮箱,尽可能全面,并标注如有变更,应在变更前/后几日内书面通知对方,如未通知,将承担由此造成的不利后果。

(2)收集并妥善保管收款凭证:

联系信息约定明确后,还需熟知合同中的付款时间及付款条件,根据付款条件,收集必要的“债权凭证”。如付款条件是“验收合格后【】日”或“交付货物后【】日”,就要保存验收证明、货物签收单等材料原件,保留合同执行过程中的过程性文件。

二、催款函注意事项

(1)催款函内容:

强调几个字:内容务必准确!催款函中,应准确列出催款对象全称、催款事由、具体款项、收款方的收款信息,语气可根据催款对象、催款频次的不同而做出调整。你所陈述的催款事由,如双方合同签订的具体时间、已执行情况、欠款金额,一定要反复核实,确保准确无误。另外,落款时间上,不要让人挑出漏洞。比如你的催款函是在11月9日寄出的,但落款日期却写了11月11日,千万不要犯这样的错误,被人挑出问题再作抗辩时很麻烦。盖章时,印章要清晰完整。盖章后,保留扫描件。

(2)寄送时注意事项

收件人应是双方合同中指定的联系人、如无指定联系人,写对方法定代表人和在业务往来中可以代表对方的业务联系人,寄送地址除了对方有效联系地址外,如注册地和联系地址不同,也要向注册地发送一份。

另外,保留好快递底单、快递信息,尽量选择EMS。

寄送快递的同时,向对方的办公邮箱发送原件扫描件,并设置收件回执;向对方法定代表人/指定联系人的微信、短信发送扫描件。

(3)寄送后注意事项

与对方的收件人核实是否收到函件,核实时不建议问收到没有这类问题,而要叙述在哪哪天已显示签收,你方是否可按要求支付。注意录音或保留电子沟通记录。如果对方不能及时付款,尽量要求对方出具正式回函。

(4)催款频次

根据催款方需要,但需要知道,拖得越久越不利于收款,千万不要硬是拖过了诉讼时效。