平时工作中,经常会接触到企业“外档”和“内档”,不少朋友会问我哪什么是企业“外档”和“内档”呢?企业“外档”和“内档”分别有什么用处呢?如何查询呢?下面就来回答上述3个常见的问题。

一、企业工商登记信息分类

可分为:

(一)企业工商登记档案基本资料,俗称外档。主要包括:企业名称、注册号、住所(注册地)、法定代表人、注册资本、实收资本、公司类型、经营范围、营业期限、成立日期、状态、年检情况、登记机关、股东或出资人等内容。

(二)除了企业工商登记档案基本资料之外的其他企业登记档案,称为内档。主要包括:企业

1、开业登记材料:名称预先核准通知书、企业设立登记申请书、章程、合同、委派书、聘任书、房屋租赁协议、验资报告(验资证明)、董事会(股东会、监事会)决议等。

2、变更登记材料:变更登记申请书、修改后的章程、股东会或董事会的决议或决定等。

3、注销登记材料:注销登记申请书、法院破产裁定书、股东会或董事会的决议或决定、清算组织及清算报告等。

4、企业年检材料:年检报告书、资产负债表、损益表、审计报告等。

5、处罚记录:行政处罚决定书、企业限期整改通知书等。

二、企业“外档”和“内档”的作用

(一)企业“外档”主要有以下2种用途:

1、为了了解企业基本情况如企业名称、法定代表人、经营范围、股东或出资人情况等内容。

2、与企业有争议的个人或组织向法院、仲裁机构或劳动仲裁起诉时立案受理必须的对方主体材料。

(二)企业“内档”用途就比较广泛,主要用于:

1、往往在与对方企业进行重大交易前,为了交易安全而要做的“尽职调查”;

2、企业重大并购时,律师经常目标公司提供的不可或缺的“尽职调查”资料;

3、律师在准备IPO申报材料时,经常要查阅企业“内档”并以此为基础来草拟企业的历史沿革和重大事件。

三、企业“外档”和“内档”查询方法

(一)企业“外档”的查询

可登陆“全国企业信用信息公示系统”网站上查询到基本的信息,个人持有效身份证件也可到市场监督部门查询。

(二)企业“内档”的查询

一般自然人或企业只能委托律师进行查询企业“内档”。从2020年4月上海的律所可以通过上海市企业登记档案网上查阅系统查阅本市企业登记电子档案,如以律师个人资格身份可由其所属律师事务所向市场监督管理局档案室提出申请,经档案室同意授权后,可查阅本市企业登记电子档案。当然申请查询要提供律师持律所介绍信和本人执业证等证明材料。